Se ti senti frustrato perché durante la tua giornata hai fatto la metà delle cose che ti eri proposto di fare, sei in buona compagnia.
Solo il 26% delle persone ammette di uscire dal posto di lavoro sentendosi efficace.
La ricerca è stata effettuata tra gli oltre 2 milioni e mezzo di utenti di RescueTime, una app che permette di tenere traccia delle attività giornaliere.
A quanto pare, i nemici della produttività si nascondono ovunque, sia che tu lavori ad una scrivania sia che tu faccia un lavoro più movimentato.
La percezione comune è di essere stati impegnati ma di non aver concluso un granché o comunque meno di quello che si pensava.
Produttività non è macinare lavoro su lavoro come robot, ma sentirsi abbastanza organizzati da raggiungere gli obiettivi che ci si è posti e da risolvere i problemi incontrati nel frattempo.
Il primo passo è essere consapevoli che alcune convinzioni comuni sono errate:
- è possibile restare concentrati a lungo
Le persone pianificano il lavoro sulla base di un ottimismo che spesso si scontra con la realtà dei fatti.
È abbastanza probabile essere interrotti nel corso della giornata da telefonate, email, messaggi o da qualcuno che ti dice “è una questione di pochi minuti” che rubano una notevole quantità di tempo.
La concentrazione dipende in gran parte dal contesto: se stai provando a portare a termine un lavoro e vieni interrotto di continuo, aumentano le probabilità che sia più difficile riprendere le fila dopo ogni distrazione.
Il famoso “focus” ovviamente non dipende solo da ciò che ci circonda ma anche dalla capacità individuale di dedicare attenzione selettiva e prolungata ad un’attività.
Quanta? Dipende da diversi fattori, da valutare caso per caso.
Tuttavia, la consapevolezza che il grado di massima concentrazione è limitato è importante per imparare a filtrare le priorità: puoi stabilire quanto tempo ti serve per svolgerle e proteggerlo dalle distrazioni. Inoltre, anche le attività più complesse contengono micro-attività che puoi spezzare in periodi più brevi, ad esempio quarti d’ora, che puoi recuperare nel corso della giornata.
- I metodi per essere produttivi sono noiosi o banali
Le persone che vorrebbero essere più produttive spesso divorano libri e materiali su questo argomento.
Hanno familiarizzato con termini come time management, obiettivi e sotto-obiettivi, tecniche e una gran quantità di concetti che derivano dalla psicologia cognitivo-comportamentale.
Hanno imparato che avere tutto sottomano prima di cominciare un’attività è un buon modo per tenere sotto controllo quello che va fatto, eppure non lo fanno!
I nemici della produttività siamo noi stessi.
Tra il sapere e il fare c’è di mezzo la convinzione che sia “roba già sentita”. È la trappola del “che ci vuole? Lo so fare” che invece di far utilizzare davvero metodi semplici ed efficaci, ce li fa percepire come noiosi e banali. Così, una volta letti, restano un’intenzione nella nostra mente che scompare in fretta.
Le persone si convincono che la soluzione migliore deve essere per forza più complessa e difficile, più impegnativa, e non mettono in pratica soluzioni a portata di mano.
- O tutto o niente
Se hai il sospetto che basti solo cambiare un po’ qualche abitudine per essere più produttivo ma sei riluttante a farlo, probabilmente hai un approccio “tutto o niente”.
Uno degli altri nemici della produttività.
Le persone che la mattina si trascinano fuori dal letto perché la sera prima sono rimaste alzate fino a notte fonda per guardare l’ultima serie preferita su Netflix ne sanno qualcosa.
Cominciano a ingranare a metà giornata, si maledicono per il debito di sonno e il mal di testa, ma la sera stessa ricominciano da capo.
Andare a dormire un paio d’ore prima sembra una follia e non pensano nemmeno che basterebbe un quarto d’ora per cambiare senza troppo sforzo le loro abitudini.
Piccoli cambiamenti portano a grandi risultati.
- Se l’ho già fatto, conosco il modo migliore (detto anche “attività ricorrenti ma poco frequenti”)
Se devi eseguire la stessa attività ogni giorno, probabilmente hai un modo molto efficiente che hai scoperto nel tempo. Hai costruito un processo che funziona.
Ma tutto cambia quando hai a che fare con un’attività che fai due o tre volte all’anno.
La convinzione comune è che se l’hai già fatto, conosci il modo migliore. Ma non sempre è il più produttivo.
In inverno stacco la batteria dello scooter e puntualmente in primavera impazzivo per ricordarmi come smontare e rimontare il frontalino, dove erano nascoste le viti meno raggiungibili e come incastrare i pezzi nel modo corretto.
Finché ho fatto un disegno molto semplice di come farlo, visto che il manuale d’istruzioni è complicato come un progetto aerospaziale. L’ho salvato come pdf per averlo a portata di mano ogni volta che serve.
I nemici della produttività sono la mancanza di istruzioni semplici e accessibili.
- È una cosa da pochi minuti (detto anche “rubinetti che perdono”)
La maggior parte delle persone pensa che bastino pochi minuti per trovare un documento o un oggetto che non ricorda dove ha messo.
Invece passa mezz’ora a ricostruire mentalmente dove si è cacciato, perché ha preso una determinata decisione o perché ha scelto di fare un lavoro in un modo piuttosto che in un altro. Un’email non urgente a cui si risponde “al volo” diventa uno scambio di botta e risposta lungo un’ora.
Tutti nemici della produttività.
Come un rubinetto che perde di continuo, consumano tempo ed energie, spezzano la concentrazione, rinforzano l’idea che è impossibile essere più efficaci e ti convincono che meglio di così non si può fare.
Costruire un sistema agile che indirizza le energie dove servono, semplifica le attività e ti permette di ricostruire in qualsiasi momento come sono andate le cose, ti permette di raggiungere chiarezza mentale e di essere produttivo.
Come avrai capito, questo articolo non può risolvere tutti i tuoi problemi di efficienza, ma di sicuro ti permette di rifletterci meglio, come ho scritto prima “un piccolo cambiamento porta a grandi risultati”.
Se la frustrazione persiste e non ne vieni a capo, chiedere aiuto è una buona mossa invece che restare bloccati, scrivimi per scoprire come posso esserti utile.
A presto!