In questo articolo ti spiego quali sono le criticità che potresti trovarti ad affrontare da imprenditore o da manager per gestire in modo efficace gli strumenti e tenere unito il gruppo di lavoro.
Se vuoi leggere l’articolo che ho postato qualche giorno fa SMART WORKING PER I DIPENDENTI: come usarlo bene lo trovi qui.
Lo smart working per imprenditori e come organizzarlo bene è un concetto un po’ contro intuitivo: tutti pensano solo a chi svolge il lavoro, pochi a chi lo deve organizzare.
Eppure non è così, i normali schemi di lavoro, le modalità di comunicazione e le dinamiche del team vanno completamente rivisti.
Ecco qualche strategia pratica per rendere efficace la collaborazione e contenere le criticità:
I team che si trovano a cambiare all’improvviso lo schema lavorativo – in particolare dal lavoro “concentrato” in un luogo fisico al lavoro “distribuito” in molti luoghi, hanno bisogno di ripensare e riorganizzare gli obiettivi e di assicurarsi che ognuno abbia chiaro il suo ruolo.
Un punto in comune da condividere in assoluto con i dipendenti e/o i collaboratori è la CHIAREZZA.
Lo smart working per gli imprenditori può essere un alleato o un terribile nemico e sotto vari aspetti.
Spostare il lavoro in remoto è una grande opportunità per il team di RITORNARE ALLE BASI e assicurarsi che tutti abbiano chiari:
- obiettivi personali e comuni
- ruoli individuali
- come ogni persona contribuisce al lavoro dell’intero gruppo
La trasparenza semplifica e aiuta i componenti a comprendere quando possono rivolgersi a un altro collega invece che all’imprenditore, rendendo più agile la comunicazione.
Può sembrarti sciocco, ma anche con un gruppo di lavoro piccolo – di 2 o 3 persone – ci si ritrova a rispondere di continuo a telefonate o messaggi che AUMENTANO LA CONFUSIONE.
Il tuo obiettivo come imprenditore, come manager o come persona che è a capo di un progetto da gestire attraverso lo smart working è che anche i membri meno coinvolti siano e si sentano parte del lavoro collettivo.
Potresti aver affidato compiti di data entry, pianificazione e/o gestione dei carichi di lavoro a uno o più dei componenti. In sé sono lavori solitari, che prevedono poco coinvolgimento con le altre persone, con il rischio di sentirsi isolati dal gruppo o di non comprendere l’importanza di queste attività.
Un evento imprevedibile, un Cigno Nero come direbbe Taleb (a proposito, se ancora non hai letto questo libro che ormai consiglio da anni, lo trovi qui) di questa portata ha delle conseguenze importanti su un’impresa, generando sia nuovi obiettivi che sfide. Quindi il compito principale di un imprenditore è chiarire e ri-chiarire gli obiettivi a livello individuale e di gruppo per restare focalizzati sulle priorità.
Espandi gli obiettivi in sotto-obiettivi e quando modifichi le priorità, rifletti con attenzione a chi affidi i compiti. Accertati che queste informazioni arrivino a tutti i componenti del gruppo.
Se è vero che il primo obiettivo è saper lavorare “qui e ora” è anche vero che bisogna considerare sia la situazione contingente che quella futura.
Per fare questo è necessario saper individuare se ci sono ruoli che prevedono le stesse competenze: hai costruito il progetto o il gruppo di lavoro su competenze condivise che appartengono a più persone?
Potresti trovarti a dover dividere attività che normalmente necessitano di almeno due persone, se non di più, assegnandole solo a una, perché sono crollati i ritmi di lavoro.
Non temere, la maggior parte delle persone oggi è coinvolta in diversi progetti e con diversi ruoli allo stesso tempo. Ri-costruisci i progetti assegnando meno persone, anche una sola se è sufficiente e cerca le linee comuni ai singoli progetti. In questo modo, i componenti dei gruppi di lavoro potranno coordinarsi sulla base degli obiettivi finali, ma saranno autonomi nella gestione dei sotto-obiettivi.
Durante un cambiamento di questo tipo, potrebbero generarsi nuovi obiettivi e i membri del gruppo essere letteralmente “tirati” da una parte all’altra in più direzioni.
- Ricontattare i clienti aperti per confermare alcune attività
- verificare che consulenti e fornitori possano gestire da remoto le attività in cui sono coinvolti o
- far presente che la tua impresa è in grado di lavorare in smart working e assicurare alcuni servizi
sono solo alcuni esempi.
Non aggiungere stress ai tuoi collaboratori chiedendogli di gestire la tensione da soli. Fagli sapere che sei disponibile e che possono contare su di te per gestire il lavoro, le tempistiche e le modalità.
Saper integrare lo smart working tra le tipologie di lavoro richiede la capacità di prevedere gli sviluppi futuri, in questo modo finiamo direttamente al punto della
Se devi organizzare il lavoro di un gruppo di persone, devi mettere in campo la tua capacità di prevedere di chi potresti aver bisogno.
Assumere ora?
Non sono impazzita, forse non hai pensato che una risorsa in più può fare la differenza proprio ORA.
In questo momento, una risorsa efficace può essere, ad esempio, un esperto operativo in grado di analizzare l’impatto che la chiusura forzata può avere sulla linea produttiva della tua azienda o sull’erogazione dei servizi della tua impresa o un esperto in marketing può aiutarti a gestire il lancio di un servizio o prodotto che era previsto con un evento (penso a fiere e incontri del tuo settore) che è stato cancellato o rimandato.
L’aggiunta di un nuovo membro può essere un problema se il gruppo lavora da remoto e creare qualche tensione nella collaborazione e sulla fiducia in generale. Investi del tempo per spiegare chi è questa persona e cosa farà, focalizzandoti sulle sue competenze e sul contributo che darà al lavoro di tutti.
Chiunque si trovi a lavorare da casa può sentirsi scollegato, isolato e solo, con conseguenze sulla sua efficacia e sull’impegno.
Un imprenditore che non è abituato a gestire il lavoro virtuale può facilmente sentirsi frustrato a gestire le incomprensioni e tenere le fila del lavoro di tutti.
La tentazione di focalizzarsi solo sugli obiettivi è forte…ma è un errore!
CONCENTRATI SULLE RELAZIONI e andiamo a un altro punto fondamentale:
Un’impresa, dal punto di vista del sistema, è come una famiglia.
Anche questo è contro-intuitivo, è business – penserai tu – e invece no!
All’interno del sistema ti sarai accorto che ci sono alcune persone con cui preferisci confrontarti piuttosto che altre. Ci sono delle alleanze che hai stretto più forti di altre e che dipendono da un insieme di fattori personali e professionali.
Diverse ricerche sulle distorsioni cognitive, mostrano come alcune persone per noi sono “lontane dagli occhi, lontane dal business”. Sono tutti i membri periferici del team di cui parlavo prima, quelli con cui tendi a condividere di meno le informazioni e/o la gestione delle risorse.
Per evitare questa distorsione, tieni a portata di mano l’organigramma della tua azienda o impresa, se non ce l’hai, ricostruiscilo.
È un ottimo esercizio per farti evitare questa distorsione e, insieme, farti qualche domanda:
- perché questa persona è stata messa in questo gruppo di lavoro?
- Quali sono le sue competenze determinanti?
- Ne ha altre?
Come ripeto spesso, non è la durata nel tempo che fa di una riunione una BUONA riunione.
È la capacità di coinvolgere tutti i partecipanti e tenere alta la loro attenzione per 15 minuti di fila, concentrando in quei minuti informazioni pratiche e dando dimostrazione della tua capacità di tenere tutti in considerazione.
Usa brevi telefonate e messaggi per fare ciò che faresti di persona: piccole conversazioni come se fossi davanti a un caffè, non c’è niente di meglio che mantenere un clima cameratesco e condividere una preoccupazione che ti sorge al volo con un tuo collaboratore e viceversa.
Potresti scoprire che ci sono delle falle nella tua organizzazione che non ti sono evidenti, finchè non ne parli in modo informale al di fuori delle riunioni.
Non sempre le cose importanti accadono nei meeting, la maggior parte delle volte – anzi – succede tutto fuori.
Lo smart working per gli imprenditori può farti entrare in modalità automatica: direttive, ordini, obiettivi e stop.
Non limitarti alle comunicazioni via email o messaggi, perché:
- sacrificano l’ampiezza del tema a causa della sintesi (non tutti amano scrivere)
- penalizzano l’esposizione di dubbi e/o necessità
- impoveriscono la condivisione di emozioni e stati d’animo che devi tenere in considerazione (hai a che fare con persone, non con macchine)
Il confronto e il dibattito diretto portano sempre all’individuazione di alternative o strategie efficaci, usa videochiamate e/o webchat, meglio entrambe se puoi.
Anche questo è un fattore che raramente viene tenuto in considerazione. Lavorare da casa comporta due criticità principali:
- Distrazioni
- Potenziali incomprensioni
Se tutti i componenti del gruppo sono consapevoli delle modalità con cui lavorano gli altri da remoto, è probabile che eviterai un’altra distorsione che accade spesso: la tendenza ad attribuire errori o a spiegare il comportamento di un collaboratore come se fosse il suo modo di essere invece che causato da fattori esterni.
Ti faccio un esempio pratico: il collaboratore potrebbe lavorare in un luogo rumoroso (il soggiorno o la cucina), pieno di distrazioni, con figli a casa che litigano e il cane che abbaia. Motivo per cui tenderà a rispondere in modo secco, distratto e magari parteciperà alla videochiamata in modalità “muta”, senza esprimere il suo parere ma guardandosi in giro.
Per gli altri potrebbe essere una mancanza di interesse e indice di scarso impegno.
Il tuo compito è far comprendere (e comprendere a tua volta) il contesto in cui si sta muovendo questa persona, creando un clima collaborativo ed evitando le incomprensioni.
Tutto il gruppo potrebbe vedere figli che camminano alle spalle di chi è collegato o sentire gente che parla in sottofondo se non ha a disposizione uno spazio riservato: fai in modo che tutti apprezzino l’impegno e la partecipazione degli altri e cerca delle possibili alternative per organizzare al meglio le riunioni virtuali.
Lo smart working per gli imprenditori non è l’asilo mariuccia. Ricordati che anche se il clima è giocoforza più informale, siete tutti dei professionisti e dei lavoratori.
Evita di mandare messaggi in privato con considerazioni o interpretazioni personali durante una riunione virtuale a uno dei partecipanti, piuttosto fai una telefonata finita la riunione per evidenziare contenuti e/o modalità critiche che sono state usate.
Mantieni il focus sulla riunione e fai in modo che lo mantengano anche gli altri, ricorda che l’obiettivo principale è restare uniti e collaborare in questo momento, non rimproverare o evidenziare errori individuali in pubblico, questa è una regola che – a dire il vero – dovresti già applicare se sei un buon leader. Se non lo stai facendo, fermati e rifletti anche su questo aspetto.
In definitiva, se è vero che questo è un momento di cambiamento, è anche vero che ci sono di sicuro opportunità presenti e future che devi considerare.
Il tempo può essere impiegato per esplorare lo smart working come un nuovo approccio al lavoro e alla gestione del team e delle sue risorse collettive e individuali e soprattutto per rivedere vecchi dati di fatto (le famose certezze, il “si è sempre fatto così”) che possono tracciare una linea netta tra un’impresa in grado di riprendersi da questo momento e una che fallisce.
Se il tuo obiettivo è creare benefici per tutti sulla lunga distanza, non puoi far finta che sia tutto nella normalità.
Se l’articolo ti ha interessato e pensi di aver bisogno di un supporto concreto, non esitare a scrivermi qui e a prenotare un incontro online per fissare un’analisi di fattibilità e capire come posso esserti utile per la tua impresa o azienda.
A presto!
Giusy